節省幾秒鐘比花上幾小時更重要

(SeaPRwire) –   我花了近八年的時間,幾乎每天都坐在電腦螢幕牆後面。我是高頻交易員,我的工作是創建算法,以微秒速度交易數十億美元的股票——試圖捕捉數字價格差異的分數美分。

隨著時間的推移,這些算法將為我工作的銀行帶來數百萬美元的利潤。我做的一切都是基於數學和數據。我對我交易的公司除了它們的股票代碼外,幾乎一無所知,這也不重要。它都是關於數字。

在高頻交易的世界裡,失去或獲得的微秒可以等於數百萬美元的利潤或損失。我記得與電信公司的會議電話,討論他們新塔的高度,並試圖計算它是否真的能以最優化的路徑將微波信號發送到芝加哥和紐約。那些微秒是那麼重要。

這份工作教會我許多寶貴的教訓,但真正改變我生活的一課是學習秒的真正價值。

你看,大多數人都沒有意識到,他們身邊到處都有成千上萬的小機會可以省時。就像我的算法生成的分數美分一樣,這些小時數的節約隨著時間的推移(以及人群的擴大)最終會成為一些重要的事情。

今天,我是一位演講者,《華爾街日報》暢銷書《》的作者,以及一家名為的營運效率培訓公司的CEO。我和我的團隊已經幫助成千上萬的組織,從數百萬美元的企業到財富500強,提高他們的效率同時減少燃盡、壓力和混亂。

我發現,我們合作的大多數客戶都在尋找重大的成果。他們想要在一個流程上節省多個小時,或者實施一些新的工具可以每週節省幾天的時間。他們在尋找改變遊戲規則的方法。

當然,我們能夠快速通過優化如電子郵件、Slack、Microsoft Teams、項目管理軟件等系統來每週節省許多小時……但不幸的是,這類「改變遊戲規則」的時間節約機會只有限個。當然,這類機會應該優先考慮。但在大多數組織(以及大多數人的日常生活)中,這類情況的數量是有限的。

大多數人未能認識到的一步是,在找到這些初期時間節約後會發生什麼。長期如何?你如何維持進步並每年繼續找到時間節約?

我發現,小時數節約的機會幾乎無窮無盡,但大多數人都忽略它們,或者根本不看到它們。要學會識別這些似乎微不足道的機會的價值,並睜開眼睛看到它們。因為它們到處都是。

這就是我的大腦運作方式。如果我可以在每天發生10次的流程上節省10秒,那就是每天節省1分40秒。一年下來,就是節省10小時。如果我能找到10個類似的機會,那就是節省100小時。

我們生活中的每個人都有成百上千的這類機會。而且不僅僅是可供我們利用,而且通常實施起來也很簡單。但是大多數人都忽視它們,因為我們沒有思考秒的價值。

舉個例子,這對大多數讀者來說都很適用。我們公司的一個很簡單的提示是如何更有效地使用電子郵件。我們教授各種最佳實踐,但其中一個非常簡單的提示是使用鍵盤快捷鍵。聽起來似乎不重要,但我們發現,平均每封電子郵件使用“E”鍵將郵件存檔,而不是移動滑鼠點擊存檔按鈕,可以節省大約2秒。

根據哈佛商業評論,平均每位辦公室工作人員每天會收到約120封電子郵件。這意味著如果你轉為使用鍵盤快捷鍵,你每天可以省下4分鐘。一個工作週就是20分鐘或一年16小時40分鐘!

所以,只是使用鍵盤上的一個按鈕,你每年就可以節省兩個工作日。而且這還不包括工作以外的電子郵件使用時間。當你考慮到這只是許多鍵盤快捷鍵中的一個,鍵盤快捷鍵又只是許多可以節省秒鐘的策略中的一個時,你就可以看到我為什麼如此著迷於此。

以下是日常生活中一些其他簡單的例子:

• 將每日藥物整理到一個周藥盒中,而不是每天開啟多個藥瓶。
• 使用密碼管理器,而不是手動記住密碼。
• 在淋浴時刷牙。
• 使用電水壺更快沸水。
• 將所有帳單設為自動付款,盡可能使用自動送貨。
• 在散步時帶狗或通勤時接電話。
• 取消工作會議,轉為發送視頻記錄。

現在,如果每天通過使用周藥盒節省20秒,那相當於每年節省兩小時。雖然單獨來看似乎不算什麼,但結合其他類似策略,你就可以開始看到真正的價值。關鍵是需要改變思維模式。一個小改變本身沒有意義,但許多小改變可以產生巨大影響。

此外,如果我們考慮平均每年工作2000小時,每年節省兩小時相當於工作效率提高1%。

這種思考模式在工作場所特別突出,因為它可以在整個團隊的人員中產生乘數效應。如果將前面提到的電子郵件快捷鍵擴展到10人團隊,每年可以累計節省大約167小時。如果假設平均工資為每小時50美元,就可以節省超過8,000美元的時間。

幾乎每份工作都涉及一些重複性操作。你每天或每週多次進行的任何工作都可能被優化——當你以秒為思考單位時,這將變得很容易。例如,Zapier是一個工具,它允許你在軟體之間建立定制自動化。它可以執行你通常需要手動完成的簡單任務——對於節省秒鐘來說,這是一個非常有用的工具。

例如,如果你想每次發布新公司博客文章都將其發送到Slack團隊頻道。只需幾分鐘時間,你就可以建立一個自動化,每當博客文章發布時,Zapier就會將鏈接發送到Slack頻道。現在,相對於每次手動完成這項工作需要30秒,它將自動完成。

這不僅適用於知識型工作者。就在幾天前,我訂購了一杯果汁,發現員工必須離開攪拌機3英尺遠才能將香蕉皮丟進垃圾桶。我指出,如果直接將垃圾桶放在攪拌機旁邊,每次製作果汁就可以節省幾秒鐘。

當你開始尋找這些小時數節約時,你會發現它們到處都是。問題是,我們大多數人深深地形成了以往的做事方式,不會尋找改進的機會。在與成千上萬團隊合作後,我可以告訴你,沒有人願意改變工作方式。它可能很令人沮喪,困難和煩人——至少一開始是如此。但是一旦你克服了第一個障礙,開始接受有更好的工作方式,你就會開啟全新的可能性。

而且,儘管在日常生活中取得許多小勝將是重要的,但這背後有一件更大的事情。想像一下,如果組織中的每個人都採取這種思維方式。想像一下,如果你的整個家人都這樣做。當群體整體採納這種思考模式時,它可能真正改變一切。

一切都始於認識到秒的真正價值。